Como organizar uma reunião de ex-alunos?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Última modificação: 2024-02-18 08:16

A Noite de Reunião de Ex-alunos, não importa onde ocorra e quem se reúna, requer preparação séria e custos tangíveis. Como regra, é muito difícil para uma pessoa dominar a organização de tal feriado e se preparar para isso.

Agora eles costumam usar os serviços das agências, mas o resultado do trabalho dos profissionais nem sempre atende às expectativas e pode diferir da versão do feriado que eles queriam organizar. Portanto, é melhor tratar do assunto por conta própria, de preferência com uma companhia de duas, três ou quatro pessoas.

Por onde começar?

Você precisa começar a preparar a noite do encontro de graduados, determinando o número de participantes. Ou seja, você deve decidir quem coletar - a edição inteira, uma classe ou grupo. Se convidar o corpo docente e qual dos professores chamar. Todos os outros aspectos dependem do número de potenciais participantes e convidados do evento.

Em seguida, você precisa encontrar todos aquelespessoas a serem reunidas. Se você planeja realizar uma noite de ex-alunos em uma escola ou uma festa de estudantes em um restaurante, a busca por participantes é a etapa de preparação mais importante, longa e difícil.

Depois que todas as coordenadas possíveis forem encontradas, as pessoas devem ser contatadas ou telefonadas, e não apenas enviar convites. Isso deve ser feito, porque alguém não irá, e alguém vai querer vir sozinho. Você precisa ligar ou escrever para os professores. Você não deve excluir os participantes antecipadamente, concentrando-se em suas próprias ideias. Ou seja, se, por exemplo, a reunião de ex-alunos for realizada em Moscou e um dos potenciais participantes mora em Vladivostok, você não deve decidir por conta própria que a pessoa não virá.

É necessário esclarecer o horário e a data preferencial com cada um dos participantes da noite, incluindo os professores. Você também deve perguntar cuidadosamente sobre oportunidades financeiras, ou seja, perguntar quanto uma pessoa está disposta a alocar para organizar um evento.

Após essas etapas iniciais, os organizadores terão uma lista completa de convidados e participantes do evento, contendo informações sobre seu tempo livre e capacidade financeira.

E agora?

Na próxima etapa, deve ser determinado o local, horário e cenário aproximado da noite do encontro de ex-alunos. Isso não é difícil de fazer, com base no orçamento aproximado e no número de participantes. Nesta fase, o orçamento precisará ser “analisado” duas vezes, assim como o número de participantes.

A primeira coisa para começar a pensarcenário - escolha do local. Se mais de uma centena de pessoas são esperadas no evento, mas o orçamento é pequeno, você deve alugar um café ou um pequeno clube com um pedido mínimo na base “para visitantes”. Ou seja, acordar com os donos da instituição que as pessoas vão pedir bebidas e comidas por conta própria. Este método de aluguel reduzirá significativamente o custo de pagamento da instituição.

Outra opção é passar uma reunião de ex-alunos em uma escola ou instituto. Mas nem sempre essa forma de organizar um evento é mais econômica do que alugar uma instituição. Para uma comemoração completa, você precisará montar mesas de buffet, ou seja, comprar álcool, comida ou salgadinhos prontos. Ao comprar comida, você precisará de uma pessoa que cozinhe. Você vai precisar de toalhas de mesa, pratos e muito mais. Você também precisará limpar tudo após o final do feriado. Além da despesa e do aborrecimento, realizar um evento em um prédio escolar tem uma série de desvantagens significativas, como restrições de horário e data, a necessidade de mover e mover móveis, porque o ambiente não é destinado a comemorações.

A melhor maneira de passar uma noite de reunião de ex-alunos é combinar uma visita a uma escola ou instituto com uma festa em um restaurante. Uma parte solene pode ocorrer em uma sala de reunião escolar ou em uma plateia estudantil, e transferir a própria diversão para um restaurante ou café. Com esta escolha, você deve primeiro descobrir as datas e horários em que a instituição de ensino poderá sediar o evento, combiná-lo como horário preferido pela maioria dos participantes e, de fato, escolha uma data.

Não coordene imediatamente a data e hora escolhida com a administração, mas concorde apenas com antecedência. Isso é necessário para encontrar um café adequado para um horário selecionado perto da instituição de ensino, a uma curta distância. É muito inconveniente se o instituto ou escola estiver a uma grande distância do restaurante. Nesta situação, alguns não irão para a parte solene, enquanto outros não irão para a diversão.

No entanto, em uma cafeteria próxima, a data ou horas selecionadas podem estar ocupadas, mas outra data é gratuita, o que também é conveniente. Portanto, é necessário negociar previamente com a instituição de ensino e somente após a escolha final do restaurante.

Agora você pode começar a desenvolver o cenário, novamente usando a lista de convidados e dados sobre suas capacidades financeiras. Isso é necessário para determinar o número de competições com prêmios, o menu da noite, que será encomendado com antecedência e outros momentos semelhantes. O cenário da noite do encontro de ex-alunos, que contará com a presença de apenas dez pessoas, mesmo que na versão “+1”, será muito diferente do programa do evento para vinte colegas e acabará sendo completamente diferente da reunião de cem pessoas.

No entanto, todos eles têm a mesma estrutura:

• parte cerimonial;
• transição para um restaurante ou apenas uma pausa antes do início do buffet;
• horário normal;
• final oficial;
• "depois da caminhada".

Na fase de escolha de um cenário de acordo com o orçamento eo número de convidados não deve entrar nos detalhes de preenchimento de cada item, mas distribuir os fundos. É mais fácil fazer isso, a partir do que os custos podem ser calculados com a máxima precisão, por exemplo, da parte cerimonial. “Residir” não deve ser incluído no orçamento, mas se houver dinheiro grátis, é bem possível presentear a todos com um coquetel temático na despedida. O mais obscuro em termos de orçamento é sempre a parte principal da noite, aquela que segue o roteiro e envolve vários concursos, loterias e prêmios. Portanto, deve ser deixado no final e, ao escolher com o que preenchê-lo, proceda de quanto dinheiro resta.

Como resultado, você obterá uma estimativa financeira bastante detalhada. Deve ser escrito de forma clara, para que, quando os participantes fizerem perguntas sobre o dinheiro que está sendo coletado deles, não tentem contar o conteúdo da noite, mas simplesmente enviem uma lista de números secos em um mensageiro ou pelo correio. Isso vai poupar seus nervos e desencorajar colegas suspeitos de negociar com o colecionador.

Depois que os fundos forem coletados, você deve começar a implementar o plano. Com um grande número de convidados do evento, geralmente são necessários muitos elementos e atributos diferentes do feriado. Você não deve fazer tudo de acordo com o princípio “como vai”, o tempo e as compras ou pedidos precisam ser planejados, é muito mais conveniente e com um cronograma claro nada será esquecido.

Como realizar a parte oficial?

O conteúdo da parte solene depende de quantos professores haverá e quem planeja exatamenteestar presente. Por exemplo, o reitor do instituto ou o chefe do departamento, o diretor da escola na noite da reunião dos graduados sempre faz um discurso que abre o evento. Esta é uma tradição a ser seguida. Se não houver “classes altas”, e apenas um professor de classe ou vários professores de disciplina estiverem presentes, o direito de abrir a noite e conduzir toda a parte solene passa ao seu organizador. Não importa qual dos professores venha ao evento, todos que compareceram à noite do reencontro dos formandos dos professores são presenteados com flores e cartas comemorativas de agradecimento.

A parte cerimonial não deve ser longa, mas também não deve ser muito curta. O tempo ideal é de 30 a 40 minutos. O conteúdo pode ser:

• discurso de abertura ou discurso do diretor;
• entrega de diplomas ou certificados comemorativos, mas apenas com um número reduzido de participantes, se houver mais de vinte pessoas, os certificados são emitidos após a conclusão da parte oficial ao sair da sala;
• as palavras dos professores, e depois que os professores terminarem, você deve dar flores e um "papel de agradecimento" lindamente desenhado, o mesmo se aplica ao diretor ou representante da administração;
• conclusão e convite para seguir para o restaurante (é preciso lembrar o endereço e dizer que está no convite).

Se um dos graduados quiser dizer alguma coisa, isso é feito após os discursos dos professores e antes do discurso final do organizador do feriado.

Se houver uma oportunidade de ensaiar a parte solene, então isso deve ser feito sem f alta. Sempre pode haver algumas nuances que distinguem a realidade do roteiro escrito no papel. A duração dos discursos, um microfone que não funciona ou a f alta de um suporte para ele e outras ninharias que não podem ser levadas em consideração no planejamento. Eles se tornarão aparentes no ensaio e podem ser corrigidos ou eliminados.

Você pode completar a parte solene, não limitada ao discurso. Uma boa opção seria cantar uma música. Na noite da reunião de graduados, na ausência de um hino na instituição de ensino, você pode preparar qualquer tema adequado e uma música não muito longa. O seu texto e a sua explicação devem ser enviados a cada um dos participantes juntamente com o convite. No entanto, se desejar, você pode duplicá-lo emitindo um impresso com palavras na entrada do salão. Se for planejado o uso de crachás, eles também serão entregues a todos antes da parte oficial na entrada.

O que será necessário para a parte oficial?

Existem atributos obrigatórios da etapa oficial do evento, que não dependem do número de participantes ou do tamanho do orçamento. Estes incluem:

• flores para todos os professores;
• diplomas comemorativos ou "certificados de graduação";
• cartas de agradecimento aos professores.

Esta é a base que você não pode prescindir. Você pode encomendar diplomas e diplomas em qualquer uma das agências de publicidade ou diretamente nas gráficas. No entanto, um pedido direto de impressoras, embora mais barato, exigirá uma preparação independente do layout. Este não é apenas um desenho feito em qualquer programa, existem vários requisitos para tais layouts. Sem entender comoé um layout para impressão que está sendo feito, você não deve fazer isso, pois o resultado exigirá alteração e não por culpa das impressoras. Ou seja, você terá que pagar duas vezes.

Além dos atributos obrigatórios, elementos do evento como:

• emblemas com nome, classe ou outras informações;
• decoração da sala de reuniões, foyer e demais locais por onde passarão os formandos na instituição de ensino;
• imprima as letras, se necessário.

Caso esteja frio e escorregadio lá fora, e o restaurante esteja localizado longe do local onde começou a noite do encontro de ex-alunos (fevereiro ou março, por exemplo, não são propícios para longas caminhadas), você pode alugar um transporte. É imprescindível alertar sobre o aluguel de ônibus nos convites, pois as pessoas podem se recusar a usar o próprio carro depois de saber da disponibilidade de transporte "porta a porta".

Transição para o restaurante: é possível preenchê-lo com algo

Preencher ou não com conteúdo o tempo de transição da instituição de ensino para o local de celebração é uma questão individual. Depende de muitas nuances, como:

• duração e carga horária da parte oficial;
• tempo e estação;
• disponibilidade de transporte ou caminhada;
• tempo que leva para chegar ao restaurante;
• número de participantes.

É possível com bom tempo e no verão usar palhaços, fantoches em tamanho real, mímicos com balões e afins no caminhoacompanhamento. Isso prepara os convidados para uma noite festiva. No entanto, se o caminho for muito curto, por exemplo, você só precisa ir para o lado oposto da rua, então não precisa preenchê-lo com nada.

Para uma viagem de ônibus com duração de pelo menos 20 minutos, você pode usar um palhaço ou qualquer outro artista que conte piadas "no assunto" ou, melhor ainda, se apresente no gênero stand-up. O mesmo gênero é ideal para a parte principal do evento.

No entanto, se houver menos de dez pessoas, tal entretenimento ao longo do caminho é completamente inútil.

Como passar a maior parte da noite?

A estrutura de como acontece a festa de formatura na instituição, um ano depois eles se reúnem ou dez anos após a formatura, é a mesma. Mas o número de participantes do evento afeta a estrutura da celebração. Se houver mais de 10 a 15 pessoas, será necessário um líder. Se houver de 5 a 7 participantes, os serviços de um toastmaster não serão necessários.

Todas as competições, loterias ou outros entretenimentos devem necessariamente corresponder ao tema da noite, assim como os discursos de bebida. Conseguir isso é simples, basta usar alguns elementos temáticos no roteiro.

A estrutura do evento pode ser:

• o organizador precisa fazer um breve discurso no jantar, ou seja, reabrir o feriado;
• os seguintes brindes devem ser dirigidos a pessoas específicas e relatar o que elas conquistaram no passado, é clarobem, os próprios graduados podem falar, de improviso;
• entre erguer copos, são realizados concursos, apresentações de artistas ou participantes à noite;
• antes do fechamento, deve ser realizado um sorteio com prêmios lúdicos, por exemplo, com um certificado pelo direito de sediar e organizar o próximo encontro.

O organizador diz o último brinde. Nela, é preciso agradecer a quem veio, expressar confiança em uma reunião antecipada e explicar que o restaurante está à inteira disposição de todos aqueles que quiserem continuar se divertindo, indicando o horário, é claro. Ou seja, a parte oficial deve ser concluída pelo menos 2 horas antes do término do período de locação.

O que dizer em brindes de "endereço"?

Parabéns na noite do reencontro não são muito diferentes dos brindes em outros feriados. Ou seja, é um discurso curto contendo palavras agradáveis sobre alguém, falando sobre as conquistas dessa pessoa e chamando para beber.

Você pode falar sobre qualquer coisa, mas, claro, você deve estar preparado. Todo mundo tem conquistas. Por exemplo, se uma excelente estudante e ativista se tornou dona de casa, você deve se lembrar dos valores familiares e enfatizar que uma casa é a coisa mais importante que uma pessoa tem. Se um colega de classe trabalha como mecânico em uma fábrica, você precisa falar sobre o valor das profissões simples, sem as quais todas as conveniências da vida moderna são inconcebíveis. Ou seja, brindes direcionados devem aumentar a autoestima de uma pessoa e agradá-la.

Após esses discursos, um diploma "For Achievement" deve ser concedido. Mas isso deve ser feito apenas se os brindesestará pronto para cada um dos convidados. Se houver cem pessoas na festa, não há necessidade de preparar diplomas. Mas os brindes em si devem ser pronunciados. Eles precisam ser pensados para cerca de metade dos participantes. Após cada par de tais discursos, os convidados devem ser provocados a fazer os mesmos discursos em relação a seus colegas.

Assim, a eterna questão do que beber é completamente removida, e cada um dos convidados se sente necessário, e não supérfluo no feriado.

O que incluir no programa?

A variante mais ideal do programa de tais eventos são as performances dos próprios participantes. Mas a maioria das pessoas tende a recusar uma oferta para se apresentar, então os organizadores devem encobrir isso com concursos ou loterias.

Ou seja, como prêmios por ganhar um concurso, o vencedor deve, por exemplo, ler poesia. Para a noite do encontro de graduados, que se realiza de acordo com um programa organizado de acordo com este princípio, devem ser preparados textos impressos com antecedência. Nem todas as pessoas memorizam poemas.

Você pode prescindir de concursos e jogar performances na forma de loteria ou desistências. Você pode organizar um leilão. Ou seja, o participante tem a oportunidade de vender a alguém o seu direito de falar, e o dinheiro desse lote será o início do orçamento para a próxima noite da reunião, cuja data, claro, deverá ser anunciada, por exemplo, ano que vem.

Como preparar um discurso?

Esta pergunta muitas vezes confunde até mesmo os organizadores mais pedantes e talentosos. Na verdade, tudo é simples. Palavras para a noite da reuniãonão deve ser pretensioso, sincero e gentil. Já chega.

A fala não deve ser atrasada. A abertura da parte solene é de 5 a 7 minutos, é claro, se o diretor ou um dos professores “importantes” não fizer o discurso. Eles não devem ser limitados no tempo - é f alta de educação. A parte oficial final do discurso dura de 4 a 5 minutos, pode ser iniciada com as palavras: “Começa a noite de volta ao lar”, “Agora vamos ao restaurante e nos divertiremos” e outras informações, por exemplo, sobre ônibus ou o endereço da instituição.

O primeiro brinde é completamente simbólico e deve soar simplesmente: “Gente! Aqui nos vimos! Vamos comemorar! Os brindes de endereço consistem em várias frases e levam de 2 a 4 minutos.

Dificuldades com discursos à mesa podem ser evitadas contratando um anfitrião ou usando o resto dos participantes o máximo possível.

O que não deve ser esquecido?

Ao planejar uma noite, você precisa se lembrar de três nuances, como:

• organizar a gravação de fotos ou vídeos;
• procure por host;
• enviando convites.

Certifique-se de contratar um fotógrafo e/ou cinegrafista. Esta é uma parte muito importante da reunião. Além disso, você deve solicitar serviços para toda a noite - desde a parte oficial solene até a “depois da caminhada”. Os resultados de seu trabalho precisam ser enviados eletronicamente para todos os convidados do evento.

Contrate um anfitrião para festas com mais de 10 pessoas. Afinal, o próprio organizador também é graduado e deve se divertir, e não seguir o programa eo humor dos convidados.

O convite deve ser emitido, incluindo neles todas as informações necessárias: a hora e local da reunião, o nome e endereço do restaurante, a disponibilidade do ônibus, se está previsto alugar, o letra da música, claro, se este elemento estiver incluído no roteiro, e assim por diante.

Você não precisa imprimir convites, é muito mais fácil emiti-los em formato eletrônico e enviá-los por messenger ou e-mail.